第六条 学校党政办公室是负责学校公文处理工作的职能部门，负责管理、指导、协调、督促检查各单位的公文处理工作。各单位具体负责职责范围内的公文处理工作，公文处理过程中，各单位应相互协调，密切配合。

第七条 各单位应当积极推行使用电子公文，促进公文处理工作信息化水平不断提高，除涉密公文外，学校的公文处理原则上通过OA系统进行处理。

第二章  公文种类

第八条 学校公文的种类主要有决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。

（一）决议。适用于会议（如党的代表大会、教职工代表大会、工会代表大会等）讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求各单位执行和有关单位周知或者执行的事项。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出 意见或建议，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于上级机关答复下级单位及个人请示。

（十）议案。适用于会议代表或代表团按照法定程序向会议 提请审议事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答 复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第九条 公文处理过程中，要准确把握所用公文种类，不 得错用、乱用，切实维护公文处理的严肃性。

第三章  公文格式

第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份 号，用8位阿拉伯数字标注在首页左上角。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程 度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。会议通过或者发文机关负责人签发的 日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名机关相符。有特定发文单位标志的普发性公文 可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内 容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关 统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日。（十八）页码。公文页数顺序号。

第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）执行（详见附件2）。

第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十四条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

从严控制发文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：法律、法规、规章已有明确规定的；上级下文明确要求抓好贯彻执行的；可通过当面协调、领导批示、会议安排、电话、即时通讯工具等其他手段办理的；学校已有明确规定，没有新的部署和实质性变化的；学校已作出明确安排部署，有关单位已经明确任务的；没有实质性内容可发可不发的。

从严控制发文规格。各职能部门职责范围内的常规工作、事项，可以部门名义发布通知的，不以学校名义行文；学校管理中 综合协调的事务，可以学校党政办公室名义行文的，不以学校名义行文。

第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十六条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）请示应当严格遵循“一文一事”的原则，不得在同一公文中就两个及以上事项进行请示。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

（四）请示事项涉及校内其他单位职权范围时，应经过协商 并取得一致意见后上报；未协商一致的，不得上报。

第十七条 向下级机关行文，主送受理机关，根据需要抄送相关机关。

第十八条 学校党委以“中共安顺学院委员会” 、学校行政以“安顺学院”名义对上、对下或对外行文。除学校党政办公室外，不具备独立法人资格或独立行使职权的内设机构不得对外正式行文。

第十九条 团委、工会可根据群团组织内的有关规定，分别对下级团组织、工会行文。各职能部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，以部门名义就日常工作安排等向各单位发布通知。

第五章 发文办理

第二十条 发文办理是指发出的文件办理，包括拟稿、审改、审核、签发、制作、发出、归档等工作程序。学校层面的发文办理按以下程序进行：

（一）拟稿。以学校及党政办公室名义发文，由承办单位按有关会议的决定事项和领导批示精神拟稿。

1.拟稿本着“谁主办、谁拟稿”的原则进行。

2.草拟文稿应符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

3.草拟文稿应按《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，确保行文规则、公文种类和公文格式准确规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

4.草拟文稿应做到内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，用语恰当，文字精练、附件齐全。推行“短、实、新”文风，篇幅要精短，综合性文件控制在 5000 字以内，一般性文件控制在 3000 字以内，党代会工作报告、校长工作报告、发展规划等字数可以适当增加但也要从严控制；文风要平实，做到表述准确、开门见山、直奔主题，不穿靴戴帽、不重复冗繁、不写空话套话；内容要求新，做到既符合上级精神，又符合学校实际，有新思路、新举措，不照搬照抄、不旧调重弹。

5.公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。

6.拟稿单位主要负责人应对文稿内容、政策、文字等进行全面把关，并按“文责自负”原则，对文稿负主要责任。

（二）审改。经拟稿单位主要负责人签字的文稿，送党政办公室分管文字文书工作的副主任进行审改（重要文稿应再送党政办公室主任审改）。审改的重点是：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2. 内容是否符合党的理论和路线方针政策国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

3. 涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、机构名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（三）审核。经，由拟稿单位呈送学校分管领导审改后的文稿，报学校党政办公室审核。

（四）签发。以学校党委、行政名义发出的公文，应当由学 校党政主要领导签发，以学校党政办公室名义发出的文件，应当按照规定权限，由学校党政领导或党政办公室主要负责人签发。签发人应明确签署“发”“同意”“同意发”等意见，并签署姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

（五）制作。经签发的文件，由承办单位配合学校党政办公室制作。制作工作包括登记编号、排版、清样校对、格式把关、制作文件、用印等程序。其中，清样校对由拟稿单位负责，其他程序由学校党政办负责。

（六）发出。文件制作完毕后，由学校党政办公室按拟稿单位提供的发文单位和数量通过OA系统等途径及时发出。

（七）归档。发文结束后，由学校党政办公室将发文过程中形成的各类有效文件资料（包括拟稿原件、领导修改稿、最终定稿以及有关附件）进行归档。

第二十一条 发文办理应使用“安顺学院行文稿纸” （详见附件3），呈报领导审批的文稿，应使用计算机打印稿。审批 和修改文稿一律使用黑色钢笔、中性笔等（不得使用铅笔和其他颜色的笔），字迹应该清晰易识。修改较多，不易辨认的文稿，应清稿誊正，并附原稿。电子公文处理中采用的网上签批、电子签章等方式同样有效。

第六章  收文办理

第二十二条 收文办理即对收到的公文进行办理，包括签收、登记、交办、承办、答复、归档等工作程序。学校层面的收文办理按以下程序进行：

（一）签收。主送学校的各类公文由学校党政办公室统一签收；各有关单位应将上级对口单位直接发至本单位的公文，以及外出参加会议带回的公文，送交学校党政办公室统一签收。

（二）登记。学校党政办公室收到公文后，对公文主要信息进行登记，登记内容包括收文时间、来文单位、公文标题、承办单位等相关内容。

（三）交办。学校党政办公室根据来文要求及各单位（校级层面的议事机构）工作职责，确定承办单位，通过OA系统或通知承办单位专人签收等方式交办到承办单位。来文内容涉及多个单位的，由学校党政办公室根据来文内容确定一个主办单位牵头办理，相关单位协助办理；来文业务交叉而无法确定承办单位的，由学校党政办公室分管文书工作的副主任协调或确定，必要时报学校党政办公室主任审定或学校分管办公室工作的领导裁定。

公文交办中，承办单位对公文交办有异议的，由承办单位及 时与学校党政办公室沟通协商，根据协商情况由学校党政办公室收回或承办单位退回文件。承办单位退回文件应填写“党政办公室交办公文回退表”（详见附件4），经单位主要负责人签字审核，交学校党政办公室备案后方可退回。学校党政办公室应及时对退回的公文进行分析研判，按程序报学校领导裁定。

（四）承办。承办单位收到交办的公文后，进入承办程序。承办工作由承办单位全面负责。

1.公文签收。各单位收发管理员至少应当在每日9:00、11:30、15:00、17:30四个时段登录OA系统签收公文。对于紧急公文，学校党政办公室跟踪提示，承办单位立收立办；对于一般公文，收文单位应当在1个工作日内签收。

2.办件办理。承办单位收文后，根据公文内容和工作职责，分给相关承办人员办理。承办人员要认真阅读公文内容，使用“安顺学院公文处理笺（办件）”（详见附件5），拟写内容摘要，提出拟办意见，按程序送呈本单位领导阅批。需呈报学校领导批示的，由承办单位按自下而上的程序报学校领导审批，并按学校领导批示要求办理。承办单位对公文的拟办意见应当具体、有针对性、有可操作性、有明确的责任主体、有完成时限。承办单位拟办意见过于笼统、简单的，学校领导可视情况将公文退回该单位重新拟办。

3.阅件办理。承办单位收文后，使用“安顺学院公文处理笺（阅件）”（详见附件6）进行传阅。传阅过程中，领导可批示将阅件转为办件，由承办单位按办件的办理要求进行办理。

（五）答复。承办单位应当及时将公文办理情况、办理结果答复来文单位并根据需要告知相关单位。

（六）归档。文件办理结束后，各承办单位应当及时将文件与办理过程中形成的文件资料通过OA系统提交归档。因特殊情况无法通过办公系统提交归档的，应当将纸质文件连同公文处理笺及办理过程中形成的纸质资料一并交学校党政办公室归档。归档时，由承办单位在公文处理笺上写明办理情况。

第二十三条 各单位对校内发文的收文办理，参照学校层面收文办理程序和规定执行。

第七章  公文管理

第二十四条 各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十五条 各单位应当由专门机构或专人统一管理公文，学校党政办公室应当建立机要保密室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十六条 涉密公文的管理应当严格按照学校涉密公文管理相关规定执行。

第二十七条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。

经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第二十八条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十九条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 追责问责

第三十一条 有下列情形之一的，党政办公室将予以通报。

工作不认真、不负责，提出的拟办意见无实质性内容；

工作进展缓慢的，影响学校工作整体推进的；

未按时报送有关材料，造成工作失误，导致学校在整体上被扣分或被上级部门点名或通报的。

第三十二条 被通报后仍不予改正的，根据《中国共产党问责条例》等相关制度规定，由纪委或相应党的工作机关按程序追责问责。

第九章  附  则

第三十三条 本办法由学校授权党政办公室负责解释。

第三十四条 本办法自印发之日起施行。

 

附件：1.各单位收发管理员信息变更表

2.党政机关公文格式

3.安顺学院行文稿纸

4.安顺学院党政办公室交办公文回退表

5.安顺学院公文处理笺（办件）

6.安顺学院公文处理笺（阅件）