安顺学院发文审核工作流程

为提高安顺学院公文办理质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》和省市有关规定，结合工作实际，特制定本流程。

一、初审

各部门（单位）、各学院来文请求发文的，由承办部门（单位）、承办学院负责对发文的必要性和科学性进行把关。无特殊情况、可由各部门（单位）、各学院自行发文的，由各部门（单位）、各学院自行发文；没有实质内容、不解决实际问题、可发可不发的文件一律不发。党政办公室（秘书一科、秘书二科）要从源头把好发文关，严格控制发文数量。

二、拟稿

各部门（单位）、各学院根据上级来文或工作需要，按照公文相关规范组织起草公文。在起草和规范公文过程中，各部门（单位）、各学院具体承办人员要充分了解中央、省、市有关文件及领导讲话精神，认真分析文稿类别、主旨，严格把关文稿格式，内容及行文规范，并充分征求有关方面意见，规范性文件还需进行合法性审查。各部门（单位）、各学院承办人员确保文稿无误后将文稿打印清样，并填写《中共安顺学院委员会办公室文件签发单》《安顺学院办公室文件发文单》，签署拟稿单位意见后按程序送核。

三、各部门（单位）、各学院办公室负责同志审核

各部门（单位）、各学院办公室负责同志要对本部门（单位）、本学院承办人员送核文稿进行全面审核把关，确保送核文稿文字表达精炼准确、体例格式正确规范。

（一）检查发文单

1.发文单使用应符合党政办公室有关规定；

2.所提拟办意见要准确、精炼、规范。

（二）检查拟发文稿内容

1.须体现领导意图，符合相关法律法规和有关文件精神；

2.文字要准确、语句要精炼、通顺，无错、漏字；

3.引用文件、地名，姓名、单位（部门）名称要规范。

（三）检查拟发文稿体例格式

1.版头用纸。

版头用纸须与拟发文形式相符。

2.紧急程度标识。

拟发文需标注紧急程度的，用3号黑体字标注在版心左上角。如需同时标注份号、密级和紧急程度，依次自上而下排列。

3.发文字号。

（1）发文代字须与领导签批意见相吻合，并符合党政办公室有关发文字号的规定；

（2）上行文须标注签发人，“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

4.标题。

（1）标题由发文机关名称、事由和文种组成，使用2号小标宋简体字于红色分隔线下空2行位置居中编排，回行时须词意完整，排列时应使用梯形或菱形；

（2）除法律、法规、规章外标题中一般不使用书名号。事由部分出现多个机关、人员等并列时，中间应用顿号隔开，不使用空格。

5.主送单位。

（1）主送机关要按照主办单位在前和公文内容涉及单位的重要程度进行编排；

（2）同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个机关后标全角冒号；

（3）上行文只列一个主送机关，不得多头主送。

6.正文内容。

（1）正文字体为3号仿宋GB2312，每个自然段首行左空2字，回行顶格；

（2）结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，如结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可用“1.”;

（3）结构层级字体第一层用黑体字、第二层用楷体GB2312、第三层和第四层用仿宋体字标注；

（4）引用文件先引标题，后引发文字号；

（5）阿拉伯数字和汉字数字的用法：使用数字进行计量、编号、已定型的含阿拉伯数字的词语，用阿拉伯数字；非公历纪年、概数、已定型的含汉字的词语，用汉字数字；表达计量或编号所需用到的数字个数不多，选择汉字数字和阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性两方面没有明显差异时，两种数字均可；

（6）一般不使用字母词，如确需使用，应当在文中首次出现时以括注的方式注明准确的汉语名；

（7）会议纪要出席人员名单应根据会议签到册一一进行核对。处级干部参会的，须全部罗列；仅有科级以下（含科级）干部参会的，罗列职务较高的一名参会人员姓名；

（8）首个盖章页应同时显示正文、发文机关署名和印章。

7.附件说明。

（1）附件说明标注在正文下空1行左空2字位置，“附件”二字用3号仿宋体字，后标全角冒号和附件名称，有多个附件的须标序号；

（2）附件名称一般不使用标点符号；

（3）公文在正文中写明报送、上报、批转、转发、印发等时，不必在附件说明处标注附件名称。

8.成文时间。

成文日期以机关负责人最后签发的日期为准。成文日期一般在公文或附件说明右下方、发文机关署名下右空四字用阿拉伯数字编排。不加盖印章的公文（一般为电报），在正文或附件说明下空一行右空二字编排，成文日期在发文机关署名下一行编排，首字比发文机关署名首字右移二字；如成文日期长于发文机关署名，应使其右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

9.附注说明。

（1）上行文和商议事务的函应在附注说明处标注联系人和联系电话；

（2）公开发布的公文应标注“此件公开发布”字样。

10.附件。

（1）附件应编排在版记之前，与公文正文一起装订；如附件不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件序号；

（2）“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。无附件序号时，附件两字之间空1字；

（3）附件的名称和顺序须与附件说明一致。

11.版记。

（1）版记用4号仿宋体字编排，并置于偶数页；

（2）抄送单位应使用规范性全称或简称，会议纪要应分送文中所涉单位；

（3）信函格式版记部分不加印发机关和印发日期、分隔线。

12.页码。

（1）公文附件与正文一同装订的，页码应当连续编排；

（2）除信函格式外，其他公文首页应显示页码。

四、党政办分管副主任、主任及校领导审签

各部门（单位）、各学院对发文单及拟发文稿审核无误后，按程序分送党政办分管副主任、主任、分管校领导、主要校领导审签，无重大情况不得越级报送。校领导、党政办主任及分管副主任对文稿作全面审核，审核无误后签批审核意见或签发。经审核，如有修改意见的直接对文稿进行修改，有三处（包含三处）错误或违反相关规定的，将文稿退回各部门（单位）、各学院重新修改完善。

五、各部门、各学院等拟稿单位校核

按签发领导修改意见对文稿进行清稿（领导修改的花脸稿须留存附后），涉及原则性的修改意见应及时回呈有关领导，并将领导签批的意见转给有关单位办理采取唱校、交叉审读等方式对清稿后的文稿进行校核，核对无误后，形成定稿并连同领导修改花脸稿及所有办文过程中的附件资料一并送党政办（秘书一科或秘书二科）复核。

六、党政办公室复核

党政办（秘书一科或秘书二科）收到送审文稿后，应及时清点资料并进行复核，复核工作原则上不超过2个工作日，情况特殊的经党政办公室主任审核可延长至3个工作日。因送审文稿资料不全、错漏较多、须另行补足材料退回拟稿单位的，时限拟稿单位修改完善或补足相关资料后再次送党政办复核起计算。经党政办复核发现错情的，三处以内由党政办进行修改；错漏超过三处的，由党政办将送核文稿退回，拟稿单位修改完善或补足相关资料后再行送核。

（一）检查签批手续

对照拟发文字号检查发文单上签批程序是否符合相关规定。

（二）检查拟发文格式体例

对照《安顺学院公文格式细则》逐项对照复核。

（三）检查拟发文内容

1.是否合法合规。文中是否有违反或有异于相关法律、法规以及文件精神的内容，是否征求有关方面意见，规范性文件是否经相关部门审查。

2.引用是否规范。对照原文件标题和文号检查。

3.是否越权，越位。

4.语句文字是否通顺，表述是否准确。逐字逐句检查文字是否通顺，有无错漏，标点符号是否正确。对专业术语和无法定性的表述，通过查阅前件、网上搜索查询或与各部门、各学院承办人员联系确认。

（四）公文核发

党政办公室对校对编排好的文件清样进行审核，重点检查文件排版格式是否规范，与修改文稿文字是否一致，如发现错误，及时修改更正，审核无误经校领导签发后后正式印制。

（五）公文审读

对正式印制完毕待发行、报送的纸质文件，党政办公室要再次进行审读，发现错情的，及时重印；无错情的，正式发行公文。

安顺学院公文格式细则

第一条 组成公文的各要素划分为版头、主体、版记三个部分。公文首页红色分隔线（宽度同版心，即156mm）以上部分称为版头,公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上称为主体，公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上部分称为版记。

第二条 版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门标志、发文字号、签发人等内容。

（一）份号。涉密公文须标注份号。必要时，也可对不涉密的公文标注份号。份号用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限。密级为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。密级用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角第二行，两字之间空一字;如需同时标注密级和保密期限，用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，密级两字之间不空格,与保密期限之间用“★”隔开;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度。公文紧急程度用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角，公文标注为“特急”或“加急”（电报标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，具体位置按有关电报格式的规定标注）。如需同时标注份号、密级 和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度顺序自上而下分行排列。

（四）发文部门标志。发文部门标志由发文部门全称或规范化简称加 “文件”二字组成。联合行文时，同时使用联合发文部门名称，主办部门排列在前，“文件”二字置于发文部门名称右侧，上下居中排列。发文部门标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文部门标志用小标宋体字，颜色为红色，字号不大于上级部门的发文部门标志，以醒目、美 观、庄重为原则。中共安顺学院委员会、安顺学院或中共安顺学院委员会办公室、安顺学院办公室联合行文时,其发文机关标志字号大小可根据联合行文单位多少作适当调整，但字体不变。

（五） 发文字号。发文部门字号由发文部门代字、年份、发文顺序号加“号”字组成。下行文的发文部门字号编排在发文部门标志下空二行位置，居中排列。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份使用全称，用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名同处一行。发文字号下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（六） 签发人。以“安学院党呈”、“安学院呈”名义上报的公文须标注签发人，由主要负责人或主持工作的负责人签发。签发人编排在发文部门标志下空二行位置，标注时居右空一字，由“签发人”三个字加全角冒号和签发人姓名组成。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。

第三条 主体由标题、主送部门、正文、附件说明、发文部门署名、成文日期、印景、附注、附件等组成。

（一） 标题。公文标题由发文部门名称、事由和文种组成。四个以上（含）部门联合行文时，标题可以采用主办部门名称加“等”的方式。标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等，不是法规或规章全称的一般不使用书名号。标题使用2号小标宋体字编排于红色分隔线下空二行的位置,分一行或多行居中排列，回行时要做到词意完整，排列对称,短适宜，间距恰当，排列时应使用梯形或菱形。

（二）主送部门。主送部门应使用部门全称、规范化简称或是同类型部门的统称。主送部门编排于标题下空一行的位置，用3号仿宋体字编排，居左顶格，回行时仍顶格,最后一个部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记部分，编排方法同抄送部门。同级同类部门之间使用顿号，同级不同类部门之间用逗号。

（三）正文。公文的首页须显示正文,一般用3号仿宋体字编排于主送部门名称下一行,每个自然段左空二字，回行顶格。文中的小标题层次序号 依次用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注;第一层用3号黑体字，第二层一般用3号楷体字，第三层和第四层一般用3号仿宋体字标注。公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文部门署名和印章。

（四）附件说明。若公文中存在两个或两个以上的附件,需要在公文正文之后标注附件的序号和名称。附件的标注方式为在正文下空一行左空二字位置用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件若有顺序号,使用阿拉伯数字标注（如:“附件：1.XXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应与上行附件名称的首字对齐。公文在正文中写明报送、上报、批转、转发、印发等时，不必在附件说明处标注附件名称。

（五）成文日期。以中共安顺学院委员会、安顺学院、中共安顺学院委员会办公室、安顺学院办公室名义印发的公文，其成文时 间以经负责人最后签发的日期为准。成文日期在公文正文或附件说明的右下方、发文部门署名下右空四字用阿拉伯数字编排，年份标全称，月、日不编虚位。

不加盖印章的公文（一般为电报），在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文部门署名，成文日期编排在发文部门署名下一行,首字比发文部门署名首字右移二字;如成文日期长于发文部门署名，应使其右空二字编排,并相应增加发文部门署名右空字数。联合行文时,应先排主办部门署名,其余发文部门署名依次向下编排。加盖签发人名章时，在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

（六）印章。印章用红色,须加盖于成文日期上,不得出现空白印章。

1.加盖印章的公文。单一部门行文或两个部门联合行文时，不编排发文部门署名，印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内，端正、居中下压成文日期。

三个发文部门（含）联合行文时，一般将各发文部门署名按照发文部门顺序整齐排列，每排最多排三个印章,将印章一一对应、端正、居中下压发文部门署名，最后一个印章端正、居中下压发文部门署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相切,每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内。

2.加盖签发人签名章的公文。单一部门制发的公文加盖签发人签名章时,在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务（签发人职务用3号仿宋体字编排），相对于签名章上下居中。联合行文时，应先编排主办部门签发人职务、签名章，其余部门签发人职务、签名章依次向下编排，与主办部门签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个部门的签发人职务、签名章。签发人职务应标注全称。

3.特殊情况处理。公文正文应与印章处于同一个页面，当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签名章时，可以采取调整行距、字距的方式加以解决，不得标注“此页无正文”。

（七）附注。附注是对公文补充的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围、公文办理的联系人和联系电话及附件的报送方式等。上行文及有请示或征求意见、联系工作内容的函件，应当在附注处标明联系人姓名和联系电话及附件报送方式，用3号仿宋体字编排;需主动公开发布的公文，应在附注处注明“此件公开发布”，用3号仿宋体字编排。附注标注在成文日期下一行居左空二字用圆括号括入。

（八）附件。附件应另面编排,并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,无附件序号时，附件两字之间空一字，“附件”二字后不标冒号。附件标题居中编排在版心第第三行。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。如附件不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件序号。

第四条 版记包括抄送部门、印发部门和印发日期等内容。

（一） 版记中的分隔线及位置。版记中的分隔线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm） _o首条分隔线位于版记第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记应置于公文最后一页，版记最后一个要素置于最后一行，版记部分用4号仿宋体字编排。

（二）抄送部门。抄送部门的排列顺序一般按部门的性质和隶属关系确定。在具体排列上，对于不同级别的部门，应先排上级部门、再平级部门、后下级部门的次序。抄送部门用4号仿宋体字编排在公文的最后一页下方位置, 左右各空一字。“抄送”二字后标全角冒号，冒号后标注抄送部门名称，回行时与冒号后的抄送部门名称首字对齐，最后一个抄送部门名称后标句号。如需把主送部门移至版记中，应将其置于抄送部门之上一行位置。编排方法除将“抄送”二字改为“主送”外，其他与抄送部门的编排相同。抄送上级部门的行文不用“抄报”，不是领导直接交办的请示、报告类公文不直接抄送给领导个人，不将向上级的请示性公文抄送给下级部门。

（三）印发部门和印发日期。印发部门和印发日期用4号仿宋体字编排在抄送部门之下一行的位置，印发部门左空一字，印发日期右空一字,年、月、日用阿拉伯数字标全，后加“印发”二字。

（四）其他。为便于统计发文份数，党政办公室制发的文件均标注印制份数。公文印制份数标注于版记末条分隔线下一行,居右编排， 格式为“共印xx份”_o

第五条 页码

页码用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页居右空一字,双页居左空一字,公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第六条 公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。