安顺学院印章管理规定

作者: 时间:2012-09-03 点击数:

各系、部、处室部门:
为了加强和规范学院印章的管理,维护印章的严肃性,确保印章安全使用和管理,根据上级关于事业单位社会团体印章管理的规定,结合学院实际,特制定本规定。
一、总 则
1、本规定所指印章包括“安顺学院”印章(含学院钢印),院领导公务签名章,各系、部、处、科室部门的印章,学院专用印章(如财务专用章、招生专用章)等。
2、学院印章是按照国家规定,代表学院的法定名称,体现学院的权力、凭信和职责,由上级主管部门正式批准刻制的公章。
3、学院党政办公室(以下简称“院办”)是学院各类印章的综合管理部门;院内各单位(办公室)是本单位印章的管理部门。
二、印章的刻制、启用与停用
4、本规定所指印章统一由院办根据国家规定审核,报主管院领导批准后制发。任何单位和个人不得擅自刻制。
5、印章刻制、启用程序:系、部、处、科室部门递交申请;院办主任审核,主管院领导同意;部门监印人凭院办介绍信到指定刻字社刻制;院办签发印章启用通知并留印后启用。学院书记、院长、财务处长等可刻制公务名章,其它领导一般不刻制公务名章。院内临时机构原则上不得刻制印章,一些常设机构确需刻制印章,须由责任单位提出申请,报主管院领导审核,书记或院长签字同意后方可刻制。
6、院办对院内各部门刻制的印章要进行压印登记,学院其它部门也应对本部门印章压印登记。未经发文和压印登记的不准启用。如擅自启用造成后果的,学院将视情节给予处理。
7、单位更名、撤销,须及时将印章送交院办封存或销毁。对字迹已经模糊或缺损的印章要及时向院办申请更换。更换印章不再发启用通知。
三、印章的保管
8、各部门负责人对本部门印章必须严格管理,并派专人(监印人)负责保管、使用,且应将监印人名单报院办。各单位的监印人对本单位印章负有直接责任,单位党政负责人负有领导责任。平时印章随用随锁,下班后及节假日必须妥善保管,确保印章存放和使用安全。印章若遗失须立即向单位领导、院办及保卫处报告,并登报声明该印章作废。
四、印章的使用
9、使用各类印章都必须办理使用登记手续。登记的项目包括:用印日期、发往单位、文件标题、印数、用印部门、批办人、经办人。监印人员在用印时要审阅、了解用印内容,核实、清点用印数量。用印人员盖章时要规范,盖出的印章应端正、清晰、美观,不能歪斜或颠倒。落款处加盖的印章应“骑年压月”。
10、监印人员一定要坚持原则,对不符合规定的用印,监印人有权拒绝并向本单位负责人汇报。监印人不得擅自用印,违者后果自负。
11、印章原则上不借出使用,特殊情况须借出使用时,用印部门须提出申请,根据印章性质由学院党政主要负责人审核批准后方可借出,并派人监印。
12、确属急件在下班后及节假日用印,必须凭审批人当时审批意见,否则监印人可不予办理。
13、印章的使用范围:
(1)学院印章主要用于以学院名义上报、平送、下发的有关材料,包括文件、报表、通告、公函、介绍信、证明、聘书、请柬、奖状、合同、协议书、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果申报书、职称申报表、工资申报表、录取通知书、学历证明、出国审批表、控购物资审批表、订货等。
(2)没有独立法人资格的学院下属各单位印章对外没有法律效力,不得对外使用。严禁擅自使用部门印章对外签订合同及其它契约类文书,违反本规定,学院要追究当事人及单位主要负责人的责任。
(3)专用印章是学院及有关部门履行某一专项业务而使用的印章。该印章只代表印章上刊明的使用范围。使用带存根的学校介绍信,应在两处压印,一处在连接线上,一处在落款处。不允许开具空白介绍信。下属各部门和个人必须凭本单位介绍信,报主管院领导批准,或由院办主任在院领导授权范围内审批,方可开具学院介绍信。
(4)学院钢印限于工作证、学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书、职称资格证书、荣誉证、退休证等证件照片压印,不能作为文件、介绍信及其它凭证的有效标志,不能独立使用。
(5)院领导公务签字章属于学院的公务章,代表学院领导人的身份,是行使职务的标志,用印前须向院领导本人报告并征得同意后方可用印。
(6)院内各单位的印章要定期认证。
14、印章的使用程序
(1)以学院名义发出的公文、公函,要有职能部门负责人签名、主管院领导签发的拟文稿,方能使用院印。
(2)凡学院颁发的各种证书、证件(学位证、毕业证、肄业证、学历学位证明书、新生录取通知书、工作证、学生证等)用印,经承办单位造册、编号,单位负责人审核,分管院领导同意,报院长批准后方可使用院印。补办各类证件,须持相关单位证明,并注明编号,经院办审查,分管院领导同意后方可使用院印。
(3)以学院名义对外签订协议、合同用印时,须先经院法律顾问审核,报主管院领导同意,由院长签字或院长授权人签字后,方可使用院印,并先留存一份放院办,年底统一转入档案室。
(4)学院统计报表、工资报表、财务报表、出国申报表等,须相关部门负责人审核签名,主管院领导复审,院长签字同意,方可使用院印。
(5)公用机动车辆登记表、审核表、驾驶员登记表、审核表,须相关部门审核签字,并经院办审核后,可使用院印。
(6)个人有重要事项,须经所在部门提出申请或证明,加盖部门印章,院办审核,方可使用院印。
(7)各部门印章的使用,由用印单位或个人提出申请,经该单位主要负责人批准,单位监印人员凭负责人签字,确认后方可使用该单位印章。
五、附 则
15、本规定自发布之日起施行,同时原《安顺师范高等专科学校印章管理办法》自然废止。本规定的解释权在学院办公室。
 
 

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